Обробка рахунків на автопілоті:
дані вивантажені в облік, людина перевіряє підсумок
Рахунки приходять поштою, на папері і фото в месенджері, і хтось у бухгалтерії відкриває кожен, читає позиції і вбиває цифри в облікову систему руками. Ми будуємо модель, яка читає рахунок і звіряє його з замовленням, якщо воно було. Вона заносить дані у вашу систему, залишаючи людині тільки перевірку підсумку.
Де бухгалтерія втрачає години на рахунках
Рахунки приходять різними каналами: пошта, курʼєр з паперовою копією, фото в месенджері. Хтось у бухгалтерії відкриває кожен, читає позиції, звіряє з замовленням, якщо воно було, і вбиває цифри в облікову систему. Це рутина, яка не вимагає професійного судження - тільки уважності, яка з часом падає від втоми.
Друга проблема - розбіжності, які проходять непоміченими. Рахунок, у якому сума відрізняється від замовлення на відсоток чи позицію, легко пропустити при ручному вводі, особливо в кінці місяця, коли потік документів збільшується.
Що робить модель
Модель читає рахунок у будь-якому форматі - PDF, фото, скан - без вимоги привести документи до єдиного шаблону. Вона звіряє позиції з замовленням, якщо воно було оформлене заздалегідь, і заносить дані у вашу облікову систему.
Якщо сума чи позиції не збігаються з замовленням, це флагується, не проводиться мовчки. Нерозбірливі документи і великі розбіжності ескалюються людині. Кожен обробений рахунок логується з прив’язкою до вихідного файлу.
Що залишається за вами
Фінальне проведення запису в обліковій системі - рішення бухгалтера. Ви вирішуєте, що робити з розбіжністю, яку підсвітила модель: зв’язатись з постачальником, провести зі знижкою, відхилити рахунок.
Як ми це перевіряємо
Кожен обробений запис логується з прив’язкою до вихідного файлу рахунку. Розбіжність з замовленням підсвічується явно. Кнопка відкату повертає до ручної обробки одним повідомленням, якщо логіка звірки колись потребуватиме перегляду.
Ціна і терміни
| Пакет | Ціна | Що входить | Термін |
|---|---|---|---|
| Одна автоматизація | від $500 | Поточний потік рахунків, розпізнавання, вигрузка в облік | 3-10 днів |
| Пакет для відділу | від $2 500 | Кілька облікових систем, складна звірка за замовленнями | 3-5 тижнів |
Вартість моделі окремо від налаштування, зазвичай $15-60 на місяць залежно від обсягу рахунків.
Пов’язані автоматизації
Добре поєднується зі звіркою банківських виписок - разом вони закривають весь цикл від отримання рахунку до його підтвердження в банку. Для рутини із затримкою платежів клієнтів дивіться нагадування про дебіторську заборгованість. Повний пакет по автоматизації - на сторінці послуги і ШІ-агентів.
Досить вбивати рахунки руками. Розкажіть про свій потік документів - подивимось, що можна автоматизувати першим.
Втомились робити це вручну? Ми можемо забрати всю рутину вашої команди, а не лише цей крок: Передача рутини, від $400 →
FAQ
Скільки коштує автоматизація обробки рахунків?
Від $500 за налаштування на вашому поточному потоці рахунків і обліковій системі, запуск за 3-10 днів.
Модель може помилитись при розпізнаванні суми?
Так, як і людина, модель може помилитись на нерозбірливому документі. Тому розбіжність з замовленням чи нерозбірливий файл завжди ескалюються людині.
З якими обліковими системами це працює?
З більшістю систем, у яких є API чи можливість імпорту: 1С, хмарні бухгалтерії, Excel із заданою структурою.
Потрібно приводити рахунки постачальників до єдиного шаблону?
Ні, модель читає рахунок у тому вигляді, в якому він прийшов.
Хто перевіряє підсумковий запис перед проведенням в обліку?
Людина на вашій стороні. Фінальне проведення в обліковій системі залишається під контролем бухгалтера.