Faktury czytane i księgowane same
z kontrolą trzech dokumentów przed zaksięgowaniem
Dział księgowości wpisujący pozycje faktury ręcznie to najczęstszy wąski gardło, jakie widzimy w finansach. Budujemy agenta, który czyta faktury z maila i folderu uploadu. Dopasowuje je do zamówień i księguje czyste pozycje prosto w Waszym systemie.
Gdzie dzisiaj znikają godziny
Faktury przychodzą mailem, kurierem w papierze, albo jako zdjęcie wysłane na czacie. Ktoś z księgowości otwiera każdą, czyta pozycje i sprawdza je z zamówieniem, jeśli takie istnieje. Potem wpisuje liczby do systemu ręcznie. Zespół finansowy przetwarzający kilkaset faktur w miesiącu zwykle traci na tym kilka pełnych dni pracy. Do tego dochodzi zaległość, która narasta, gdy ta osoba jest na urlopie albo zamyka miesiąc.
Jest też drugi koszt, który pojawia się później. Pozycja zostaje źle wpisana. Duplikat faktury zostaje opłacony dwa razy, bo nikt nie sprawdził poprzedniej partii. Dane bankowe dostawcy zmieniają się w mailu, który wyglądał wiarygodnie. Nic z tego nie widać w momencie, gdy się dzieje. Wychodzi na światło dopiero podczas rozliczenia albo audytu.
Co agent faktycznie sprawdza, zanim coś zaksięguje
Agent obserwuje Waszą skrzynkę faktur i folder uploadu. Czyta każdą pozycję modelem wizyjnym, czyli AI zbudowaną do czytania dokumentu jak człowiek. Obejmuje to czysty PDF albo zdjęcie pogniecionej faktury papierowej. Wydobywa dostawcę, pozycje, sumy, podatek i termin płatności jako dane strukturalne. Tam gdzie istnieje zamówienie, przeprowadza kontrolę trzech dokumentów: dopasowuje faktury do zamówienia i dokumentu odbioru. Tam gdzie Wasz system ma już mapowanie dostawcy i konta księgowego, stosuje to samo kodowanie zawsze.
Faktury, które się dopasują czysto, trafiają prosto do Waszego systemu księgowego, jako szkice albo zatwierdzone wpisy, zależnie od poziomu autonomii na starcie. Wszystko, co się nie dopasuje czysto, trafia do kolejki wyjątków z podanym powodem. Obejmuje to sumę, która się nie zgadza, dostawcę nieznanego systemowi, zamówienie już w pełni rozliczone albo duplikat czegoś już zaksięgowanego.
Typowa konfiguracja: QuickBooks, Xero, NetSuite lub SAP po stronie księgowej. Gmail albo Outlook dla skrzynki. Wspólny folder albo kanał na Telegramie dla zdjęć faktur papierowych z terenu.
Co zostawiamy do decyzji człowieka
Zatwierdzenie płatności, zmiana danych bankowych dostawcy i decyzja o realnym sporze z dostawcą zawsze zostają przy człowieku. Agent wydobywa dane, dopasowuje i oznacza. Nie decyduje, że faktura ma przeskoczyć kolejkę przed Waszymi normalnymi warunkami płatności. Nie zmienia reguły budżetu czy zatwierdzenia, którą zespół już ustalił. Każda faktura ponad ustalony próg przechodzi przez zatwierdzenie człowieka przed zaksięgowaniem.
Co sprawia, że to jest bezpieczne
Każda faktura dotknięta przez agenta zostaje zalogowana: co przeczytał, z czym porównał i co zdecydował. Kontroler może sprawdzić każdy wpis po fakcie. Nowy dostawca, albo zmiana danych bankowych istniejącego, zawsze trafia do ręcznej weryfikacji. To najczęstszy sposób, jak dochodzi do realnych oszustw na fakturach. Przed startem na żywo system przechodzi próbny przebieg na partii Waszych realnych faktur. Wyłącznik zatrzymuje automatyczne księgowanie jedną wiadomością, jeśli coś wygląda nie tak.
Cena i czas
| Opcja | Cena | Co obejmuje | Czas |
|---|---|---|---|
| Pojedyncza automatyzacja | od $500 | Jedna skrzynka, jeden system księgowy, odczyt, dopasowanie do zamówienia, kolejka wyjątków | 3 do 10 dni |
| Pakiet działu | od $2 500 | Przetwarzanie faktur plus przypomnienia o płatnościach i rozliczenie bankowe dla całego zespołu finansowego | 2 do 4 tygodni |
Koszt działania to zwykle $20 do $80 miesięcznie zużycia modelu, zależnie od liczby faktur, z limitem budżetu ustalonym przed startem.
Powiązane
Połącz to z przetwarzaniem zamówień, żeby zamówienie, z którym dopasowujecie faktury, było czyste od początku. Dodaj rozliczenie bankowe, żeby strona płatności tej samej pętli zamykała się sama. Po stronie należności tej samej księgi, zobacz przypomnienia o płatnościach. Pełny podział pakietów jest na stronie usługi agentów AI i w przeglądzie automation-everything. Przykład z realnych ksiąg jest w case study odzyskania ERP fabryki. Albo case study huba analitycznego dla dwóch marek.
Gotowi przestać wpisywać faktury ręcznie? Napiszcie do nas, a na pierwszej rozmowie zmapujemy Wasz przepływ faktur.
Macie dość robienia tego ręcznie? Możemy zdjąć z Waszego zespołu całą rutynę, nie tylko ten krok: Przejęcie rutyny, od $400 →
FAQ
Ile kosztuje automatyzacja przetwarzania faktur?
Nasz pakiet pojedynczej automatyzacji zaczyna się od $500: przyjmowanie, odczyt, dopasowanie do zamówienia i księgowanie dla jednego systemu, działające w 3 do 10 dni.
Jak długo trwa wdrożenie?
3 do 10 dni od momentu, gdy mamy dostęp do Waszej skrzynki lub folderu uploadu i do API systemu księgowego.
Z jakimi systemami księgowymi współpracuje?
QuickBooks, Xero, NetSuite lub SAP. Także własny ERP albo arkusz Google Sheets, jeśli tak prowadzicie księgi dziś.
Co się dzieje, gdy AI nie jest pewne faktury?
Niedopasowane zamówienie, nieznany dostawca albo suma, która się nie zgadza, trafia do kolejki wyjątków. Nic nie dociera do ksiąg bez przejścia kontroli dopasowania.
Czy dane naszych faktur i dostawców są bezpieczne?
Dane faktur zostają w Waszym systemie i Waszym magazynie danych. Nie trzymamy kopii poza tym, co autoryzujecie, i każda faktura jest logowana z informacją, kto lub co ją zatwierdziło.