Документы от клиента собираются по чеклисту сами:
бухгалтер не гоняется за каждой справкой
Бухгалтерская фирма в сезон отчётности тратит много времени на то, чтобы напомнить клиентам, какие документы нужны и собрать их все до дедлайна. Мы строим автоматизацию, которая присылает клиенту чеклист по типу его отчётности и принимает документы, проверяя комплектность.
Почему сбор документов превращается в погоню за клиентом
Бухгалтерская фирма в сезон отчётности напоминает каждому клиенту, какие документы ему конкретно нужны, и собирает их по мере поступления. Часто это идёт с задержкой: клиент забывает или не понимает точный список для своего случая. Это отнимает время бухгалтера, которое должно идти на реальную подготовку отчётности, а не на напоминания.
Вторая проблема - неполный пакет документов, обнаруженный в последний момент перед дедлайном. Без систематической проверки комплектности недостающий документ часто находится слишком поздно для спокойной подготовки отчёта.
Что делает автоматизация
Клиент получает чеклист, подобранный по типу его отчётности - не общий список, а то, что реально нужно для его конкретного случая. Документы принимаются в удобном формате - фото, скан, PDF - и проверяются на комплектность перед передачей бухгалтеру.
Напоминание о недостающих документах приходит по графику до дедлайна, а не в последний день. Бухгалтер видит статус сбора по каждому клиенту в любой момент, без необходимости спрашивать лично.
Что остаётся за вами
Бухгалтер решает нестандартные случаи - документы, которые не подходят под типовой чеклист, или вопросы по содержанию документа. Финальная подготовка отчётности остаётся полностью вашей работой - автоматизация только собирает и проверяет комплектность входных данных.
Как мы это проверяем
Каждый собранный документ логируется с привязкой к пункту чеклиста и клиенту. Статус комплектности виден бухгалтеру в реальном времени, не нужно спрашивать клиента напрямую, что уже получено. Нестандартный документ флагируется явно для решения бухгалтера.
Цена и сроки
| Пакет | Цена | Что входит | Срок |
|---|---|---|---|
| Одна автоматизация | от $600 | Чеклисты по типам отчётности, напоминания | 1-2 недели |
| Расширенная | от $1 500 | Несколько типов отчётности, интеграция с учётной системой | 3-4 недели |
Стоимость модели отдельно от настройки, обычно $10-30 в месяц в зависимости от числа клиентов.
Связанные автоматизации
Хорошо сочетается с распознаванием документов - собранные документы могут сразу обрабатываться без ручного переноса данных. Полный пакет - на странице услуги по автоматизации, ИИ-агентов и аналитики.
Что уже проверено на практике
Для производителя мы переносили учёт производства со стороннего облака на собственную инфраструктуру, включая структурированный документооборот - кейс «Производитель». Для двух потребительских брендов все цифры собраны в одном месте с аналитиком, которому можно написать - кейс «Два потребительских бренда».
Хватит напоминать клиентам о документах вручную каждый сезон. Расскажите о своём процессе отчётности - посмотрим, что можно автоматизировать первым.
Надоело делать это руками? Мы можем забрать у вашей команды всю рутину, а не только этот шаг: Передача рутины, от $400 →
FAQ
Сколько стоит автоматизация сбора документов для бухгалтерской фирмы?
От $600 за настройку чеклистов по основным типам отчётности. Срок запуска - 1-2 недели.
Бухгалтер получает документы уже проверенные на комплектность?
Да, автоматизация проверяет, что все пункты чеклиста закрыты, прежде чем передать пакет бухгалтеру - это экономит время на выяснение, что не хватает.
Что если клиент присылает документ, которого нет в чеклисте?
Такой документ эскалируется бухгалтеру для решения - автоматизация не пытается классифицировать нестандартные документы сама.
Можно вести несколько клиентов с разными сроками отчётности одновременно?
Да, каждый клиент получает свой чеклист и график напоминаний по своему типу и сроку отчётности, без путаницы между разными клиентами.
Клиент может присылать документы в любом формате?
Да, подойдёт фото с телефона, скан или PDF - любой разумный формат. Автоматизация принимает то, что клиенту удобно отправить.
У вас есть опыт в документообороте с клиентами на практике?
Да, похожий принцип применён при переносе учёта производителя и в сборе данных для аналитики двух брендов. Детали в кейсах ниже.