งานประจำกินต้นทุนธุรกิจคุณจริงๆแค่ไหน?

ธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่ประเมินต้นทุนของงานประจำต่ำเกินไป เพราะมันกระจายอยู่ในตัวคนหลายคนและไม่เคยปรากฏเป็นรายการเดียวในงบประมาณ สูตรง่ายๆ - ชั่วโมงงานประจำต่อสัปดาห์ คูณด้วยอัตราค่าแรงที่รวมค่าใช้จ่ายแล้วของคนที่ทำงานนั้น คูณด้วย 52 สัปดาห์ - มักกลายเป็นตัวเลขหลักแสนขึ้นไปทันทีที่ทีมมีมากกว่าสิบคน คู่มือนี้จะอธิบายสูตรนี้ ตัวอย่างคำนวณสำหรับทีมสามขนาด และขั้นตอนต่อไปที่สมเหตุสมผลเมื่อคุณได้ตัวเลขนั้นแล้ว

สูตร: ชั่วโมง × อัตราที่รวมค่าใช้จ่ายแล้ว × 52

สูตรนี้ถูกออกแบบให้เรียบง่ายโดยตั้งใจ เพื่อให้คุณคำนวณได้ภายในห้านาที แทนที่จะต้องจ้างทำการศึกษาเวลาและการเคลื่อนไหวแบบจริงจัง:

ต้นทุนงานประจำต่อปี = ชั่วโมงงานประจำต่อสัปดาห์ × อัตราที่รวมค่าใช้จ่ายแล้ว × 52

มีสองคำที่ต้องนิยามก่อน ไม่อย่างนั้นผลลัพธ์จะไม่มีความหมาย

ชั่วโมงงานประจำต่อสัปดาห์

นี่คือเวลาที่ใช้กับงานที่ทำซ้ำ มีกฎตายตัว และไม่ต้องใช้การตัดสินใจระดับผู้เชี่ยวชาญถ้ามีคนเขียนกฎไว้ครั้งเดียว: อัปเดตราคาทั่วแคตตาล็อก คัดลอกข้อมูลระหว่างแชทกับ CRM ตอบคำถามซัพพอร์ตห้าคำถามเดิมซ้ำๆ ตามใบแจ้งหนี้ที่เลยกำหนด สร้างรายงานแบบเดิมทุกเช้าวันจันทร์ ไม่รวมงานที่ต้องใช้วิจารณญาณ งานที่ต้องสร้างความสัมพันธ์ และอะไรก็ตามที่เปลี่ยนไปอย่างมีนัยสำคัญในแต่ละครั้ง

อัตราค่าแรงที่รวมค่าใช้จ่ายแล้ว

ไม่ใช่ตัวเลขในหนังสือเสนองาน อัตราที่รวมค่าใช้จ่ายแล้วรวมภาษีเงินเดือน สวัสดิการ ค่าใช้งานซอฟต์แวร์ เวลาบริหารจัดการส่วนหนึ่ง และค่าใช้จ่ายสำนักงานหรือเครื่องมือส่วนหนึ่ง ทีมการเงินส่วนใหญ่ลงเอยที่ 1.25-1.5 เท่าของเงินเดือนพื้นฐาน ถ้าตำแหน่งหนึ่งจ่าย $20 ต่อชั่วโมง อัตราที่รวมค่าใช้จ่ายแล้วมักอยู่ระหว่าง $25-$30 ถ้าข้ามขั้นตอนนี้ไป สูตรจะประเมินต้นทุนจริงต่ำกว่าความเป็นจริงไปหนึ่งในสี่หรือมากกว่านั้น

ตัวอย่างคำนวณสำหรับทีมสามขนาด

ตารางด้านล่างใช้ช่วงตัวเลขทั่วไปที่สังเกตได้จริงว่างานประจำสะสมมากขึ้นแค่ไหนเมื่อทีมเติบโต ไม่ใช่ตัวเลขของลูกค้ารายใดรายหนึ่ง ตัวเลขของคุณเองจะแตกต่างกันไปตามอุตสาหกรรมและสิ่งที่เป็นอัตโนมัติไปแล้ว

ขนาดทีม	ชั่วโมงงานประจำทั่วไป/สัปดาห์ (รวมทั้งทีม)	อัตราที่รวมค่าใช้จ่ายแล้ว	ต้นทุนต่อสัปดาห์	ต้นทุนต่อปี
5 คน	40 ชั่วโมง	$30	$1,200	$62,400
15 คน	90 ชั่วโมง	$35	$3,150	$163,800
40 คน	200 ชั่วโมง	$40	$8,000	$416,000

รูปแบบนี้ไม่เป็นเส้นตรง เมื่อทีมเติบโตขึ้น งานประจำมีแนวโน้มเติบโตเร็วกว่าจำนวนพนักงาน เพราะคนมากขึ้นหมายถึงการส่งต่องานมากขึ้น การอัปเดตสถานะมากขึ้น และรายงานแบบเดิมที่ต้องทำให้ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องมากขึ้นดู ทีม 40 คนในตัวอย่างนี้มีจำนวนพนักงานมากกว่าทีม 5 คนถึง 8 เท่า แต่มีชั่วโมงงานประจำมากกว่าแค่ 6.7 เท่า - ดีกว่าเส้นตรง แต่ก็ยังเป็นตัวเลขที่ใหญ่มากที่ไม่มีใครเอาไปใส่ในงบประมาณ

ชั่วโมงเหล่านี้ซ่อนอยู่ที่ไหนจริงๆ

1. งานขายและธุรการลูกค้า - คัดลอกลีดระหว่างแอปแชทกับ CRM อัปเดตสถานะดีลด้วยมือ พิมพ์ใบเสนอราคาแบบเดิมซ้ำด้วยตัวเลขใหม่
2. การตอบซัพพอร์ต - ตอบคำถามไม่กี่ข้อแบบเดิมหลายสิบครั้งต่อวัน ในทุกช่องทางที่ลูกค้าใช้
3. แคตตาล็อกและราคา - อัปเดตราคา สต็อก และคำบรรยายสินค้าทั่วมาร์เก็ตเพลสทุกครั้งที่ซัพพลายเออร์เปลี่ยนตัวเลข
4. การเงิน - ตามใบแจ้งหนี้ กระทบยอดการชำระเงิน กรอกข้อมูลเดิมซ้ำจากระบบหนึ่งไปอีกระบบ
5. การทำรายงาน - ดึงตัวเลขเดิมเข้าสเปรดชีตเดิมตามตารางเวลาเดิม แล้วจัดรูปแบบให้คนที่จะอ่าน

แต่ละอย่างดูเล็กน้อยเมื่อมองแยกกัน แต่เมื่อรวมกันทั้งทีมและทั้งปี มันมักเป็นรายการที่ใหญ่ที่สุดที่ไม่มีใครเคยคำนวณจริงๆ

สิ่งที่ตัวเลขนี้มักพลาดไป

สูตรข้างต้นเป็นแค่ขั้นต่ำ ไม่ใช่เพดานสูงสุด มันไม่ได้รวมต้นทุนจริงอย่างน้อยสามอย่าง:

1. ต้นทุนความผิดพลาด งานที่ทำด้วยมือและทำซ้ำคือจุดที่ความผิดพลาดกระจุกตัว - ราคาผิดที่คัดลอกเข้ามาร์เก็ตเพลส ลีดที่ไม่เคยเข้า CRM ใบแจ้งหนี้ที่ส่งซ้ำสองครั้ง แต่ละอย่างมีต้นทุนมากกว่านาทีที่ประหยัดได้จากการทำเร็วๆ
2. ต้นทุนการลาออก งานประจำยังเป็นงานที่คนส่วนใหญ่พอใจน้อยที่สุด และมันปรากฏอยู่มากเกินสัดส่วนในงานที่พนักงานที่ลาออกส่งต่อได้ไม่ดี หรือพนักงานใหม่ต้องใช้เวลาหลายสัปดาห์ในการเรียนรู้
3. ความเสี่ยงจากผู้รับเหมา ธุรกิจหลายแห่งเอาต์ซอร์สงานแบบนี้ให้ฟรีแลนซ์หรือผู้ช่วยที่สลับหน้ากันมา เมื่อคนนั้นไม่พร้อมในช่วงที่งานยุ่ง งานประจำจะหยุดชะงักหรือตกไปอยู่กับคนที่มีค่าใช้จ่ายสูงกว่า

ตัวเลขจริงของเรา เพื่อให้เห็นภาพ

นี่ไม่ใช่การคาดการณ์ แต่คือสิ่งที่งานประจำเป็นไปจริงๆ เมื่อมันถูกทำเป็นอัตโนมัติแล้ว จากโปรเจกต์ของเราเอง เราสร้างระบบที่อัปเดตราคาให้ตรงกันสำหรับแคตตาล็อก 25,000 สินค้าทั่วมาร์เก็ตเพลส โดยไม่ต้องมีคนแตะทุกรายการ มอนิเตอร์ราคาอีกตัวที่เราใช้งานตรวจสอบราคาคู่แข่งอย่างต่อเนื่อง และจับเหตุการณ์ตัดราคาจริงได้ 184 จาก 218 ครั้ง โดยไม่มีการแจ้งเตือนผิดพลาดเลย ซึ่งถ้าไม่มีระบบนี้ต้องใช้คนตรวจราคาด้วยมือทั้งวัน ในด้านการกู้คืน กระบวนการอัตโนมัติที่เราสร้างกู้คืนออเดอร์ได้ 571 จาก 571 รายการโดยตรงจากประวัติแชท Telegram ซึ่งเป็นงานที่ปกติต้องใช้ทีมอ่านและกรอกข้อมูลด้วยมือหลายวัน ตัวเลขเหล่านี้ไม่ใช่การันตีสำหรับธุรกิจของคุณ แต่แสดงให้เห็นระดับขนาดที่สูตรข้างต้นกำลังชี้ไปถึง

ทำไมตัวเลขจริงมักแย่กว่าที่คำนวณบนกระดาษ

สามรูปแบบที่ทำให้ต้นทุนจริงสูงกว่าที่การคำนวณครั้งเดียวบอกไว้

1. งานประจำขยายตัวเต็มเวลาที่มีอยู่ ถ้าไม่มีขีดจำกัดตายตัว รายงานที่ใช้เวลา 20 นาที จะมีส่วนใหม่เพิ่มขึ้นทุกไม่กี่เดือนจนกลายเป็นหนึ่งชั่วโมง เพราะไม่มีใครรับผิดชอบการตัดสินใจหยุดเพิ่มเนื้อหา
2. ชั่วโมงเดิมถูกจ่ายซ้ำสองครั้ง งานที่ทำด้วยมือแบบไม่สม่ำเสมอ มักต้องทำใหม่หรือแก้ไขทีหลัง ซึ่งหมายความว่าอัตราที่รวมค่าใช้จ่ายแล้วข้างต้นมักประเมินต้นทุนจริงของงานนั้นต่ำเกินไปเมื่อรวมการทำซ้ำเข้าไปด้วย
3. มันเป็นสิ่งแรกที่ถูกตัดทิ้งเมื่องานยุ่ง ซึ่งหมายความว่างานค้างจะสะสมอย่างเงียบๆ จนกลายเป็นปัญหาที่ลูกค้าเห็น - ใบแจ้งหนี้ที่ส่งช้า ราคาที่ล้าสมัย คำตอบซัพพอร์ตที่ไม่เคยถูกส่งออกไป

ไม่มีข้อไหนปรากฏในการติดตามเวลาแค่หนึ่งสัปดาห์ นี่คือเหตุผลที่สูตรนี้มีประโยชน์ในแง่ขั้นต่ำ ไม่ใช่การตรวจสอบที่แม่นยำ ให้มองผลลัพธ์ว่าเป็น “อย่างน้อยเท่านี้” และคาดว่าตัวเลขจริงจะสูงกว่านี้อีกเมื่อนับรวมงานทำซ้ำและงานค้างเข้าไปด้วย

จะทำอะไรกับตัวเลขนี้

1. เลือกกลุ่มที่ใหญ่ที่สุดหรือผิดพลาดบ่อยที่สุดก่อน ไม่ใช่กลุ่มที่ง่ายที่สุด สูตรนี้บอกคุณว่าเงินอยู่ที่ไหนจริงๆ
2. ขอตรวจสุขภาพราคาคงที่ก่อนตัดสินใจสร้างระบบ การตรวจสุขภาพแบบสั้นและมีค่าใช้จ่ายสำหรับหนึ่งกลุ่ม ให้คุณได้ใบเสนอราคาจริงแทนการเดา และบอกว่าควรทำเป็นอัตโนมัติหรือไม่
3. ตัดสินใจว่าอะไรที่มนุษย์ยังต้องอนุมัติ งานประจำส่วนใหญ่ไม่ได้ปล่อยมือทั้งหมดแม้หลังทำเป็นอัตโนมัติแล้ว - ควรยังมีคนเซ็นอนุมัติทุกอย่างที่แตะเงิน การคืนเงิน หรือคำสัญญาที่ให้กับลูกค้า
4. ทำกลุ่มที่มีปริมาณมากที่สุดให้เป็นอัตโนมัติก่อน แล้วค่อยไล่ลงไปตามลิสต์ การพยายามแก้ทุกอย่างพร้อมกันคือสาเหตุที่โปรเจกต์ระบบอัตโนมัติมักหยุดชะงัก
5. คำนวณสูตรนี้ใหม่ทุกหกเดือน จำนวนพนักงาน ขนาดแคตตาล็อก และปริมาณซัพพอร์ตเปลี่ยนไป ตัวเลขก็เปลี่ยนไปด้วย

เช็กความรู้สึกเร็วๆ ก่อนตรวจสุขภาพแบบเต็ม

ถ้าต้องการสัญญาณคร่าวๆ ก่อนทำกระบวนการที่เป็นทางการ ให้ถามคนสามคนในทีมแยกกัน ให้ประมาณว่ากี่เปอร์เซ็นต์ของสัปดาห์ที่พวกเขาใช้ไปกับงานที่ทำซ้ำและมีกฎตายตัว เจ้าของธุรกิจส่วนใหญ่คาดว่าคำตอบจะอยู่ที่ประมาณ 10-15% แต่ในทางปฏิบัติ ทีมที่ไม่เคยวัดมาก่อนมักได้ตัวเลขใกล้ 25-35% เมื่อนับรวมการตอบซัพพอร์ต การกรอกข้อมูลซ้ำ และการรายงานสถานะอย่างตรงไปตรงมา ถ้าตัวเลขที่คุณประมาณได้อยู่ในช่วงนั้น สูตรข้างต้นไม่ใช่แค่แบบฝึกหัดทางวิชาการ แต่มันกำลังอธิบายรายการต้นทุนจริงที่เกิดขึ้นซ้ำๆ ซึ่งตอนนี้มองไม่เห็นในงบประมาณของคุณ

แนวทางของเรา

เราให้บริการรับงานประจำไปทำแทนโดยเฉพาะสำหรับปัญหานี้: เราเริ่มจากตรวจสุขภาพแบบมีค่าใช้จ่ายเริ่มต้น $400 ที่บอกคุณเป็นลายลักษณ์อักษรว่างานประจำไหนที่คุ้มค่าที่จะทำเป็นอัตโนมัติ และค่าใช้จ่ายประมาณเท่าไหร่ จากนั้นค่อยเข้าสู่งานต่อเนื่องเริ่มต้นที่ $1,200 ต่อเดือน เมื่อคุณมีแผนจริงแทนการเดา สำหรับกระบวนการที่ทำซ้ำเดียวที่นิยามไว้ชัดเจน งานสร้างระบบอัตโนมัติ ของเราเริ่มต้นที่ $500 ต่อระบบอัตโนมัติ ถ้าต้องการไอเดียก่อนคุยกับใคร แคตตาล็อกระบบอัตโนมัติพร้อมใช้กว่า 100 รายการ ของเราเป็นจุดที่ดีในการดูว่ามีอะไรที่สร้างไว้แล้วสำหรับปัญหาแบบคุณบ้าง

ไม่แน่ใจว่าตัวเลขของคุณเองอยู่ตรงไหน? บอกงานของคุณมา แล้วเราจะคำนวณสูตรนี้ร่วมกับคุณ ฟรี ก่อนที่คุณจะต้องตัดสินใจอะไร

FAQ